什么是项目计划的SWOT分析?

2019.07.23 mf_web

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What is a SWOT Analysis for Project Planning?

无论工作领域或行业是什么,都必须能够规划工作项目。尽管数字技术和在线环境几乎已经改变了每个行业,但项目规划的技能,工具和技术仍然具有相关性。为了保持竞争力,企业必须能够规划项目的各个方面(或尽可能多),包括改进领域,潜在风险和增长领域,仅举几例。这需要团队领导者对项目要求,业务环境以及许多其他因素进行清晰,透彻的了解,以便制定最佳的计划。

这提出了以下问题:什么样的工具或策略被认为是项目规划中的“最佳实践”?这种战略涵盖哪些领域?它可以在任何情况下使用吗?它的好处和缺点是什么?团队领导如何利用它?

虽然团队领导者可以使用各种技术,但最好的技术之一被称为SWOT。在本文中,将解释该技术的应用,优点和潜在缺点。也就是说,本文并不是有关SWOT或其使用的信息的权威来源。鼓励团队领导和项目团队对他们认为合适的任何策略或工具进行彻底研究。

本文的目的是概述SWOT技术,以便项目团队和团队领导可以自己判断。这样,团队领导者可以确定SWOT方法是否适用于他们的项目。


什么是SWOT?

对于那些完全不熟悉它的人,SWOT指的是SWOT分析或SWOT矩阵。它的名字是首字母缩略词,指的是优势,劣势,机会和威胁; SWOT是一种战略规划技术,可以在任何项目计划中识别这四个因素。通过这样做,SWOT方法可以帮助团队领导缩小项目的目标。它还确定了哪些内部和外部因素可以帮助或阻碍完成这些目标的努力。

SWOT分析通过利用问答方法来收集信息来实现这一目标。由此,团队可以确定他们有哪些优势使他们的项目具有竞争力。正如人们可能想象的那样,优势指的是项目的内在品质,这将使其在商业中具有优势。弱点恰恰相反:这些是项目的特点,使其处于劣势。机遇是外部因素 - 环境条件或情况 - 发挥项目的优势,使其具有优势。

另一方面,威胁是利用弱点,降低其有效性的条件。鉴于此类分析对资源部署的重要性,确定项目的优缺点以及优化两者的情况是必要的。


内部与外部

任何使用SWOT分析的人都会很快意识到其评估的重点是围绕项目的内部和外部因素。项目的内部因素来自组织 - 公司,团队或项目本身的性质。这些可以包括来自其他项目的现有基础设施,人力资源,团队成员的专业知识和金融资产等等。那些使项目优于其他类似项目的内部因素被认为是优势。那些使项目处于劣势的是弱点。应该指出的是,这些因素不一定永久地适合一个类别。在另一种情况下,在一种情况下可能成为弱点可能会成为弱点。

相反,外部因素是那些不属于公司,项目或团队,并且位于外部环境中的因素。这些可以包括相关行业的趋势,客户的需求,竞争企业和技术进步。项目可以利用的任何环境因素都是机遇,而威胁则是一个可能给项目带来困难的因素。通过使用SWOT分析,团队领导者可以更好地了解他们必须使用的所有内容。


何时使用SWOT?

可以想象,SWOT分析有许多用途,几乎适用于任何情况。其直接用途之一可能是评估或探索现有问题的独特解决方案。SWOT还可用于识别项目的障碍,以及如何最好地克服它们。当下一步行动不确定时,SWOT分析可以为做出决定提供框架。如果项目的进展停滞不前,那么评估优势,劣势,机遇和威胁可以让团队成员看到新的可能性,以及阻碍他们回归的可能性。

当需要在新环境中实施项目时,现有计划可能不会完全有效。在这些情况下,SWOT分析可以指导项目计划的任何变更,使其适应形势。SWOT用于头脑风暴的想法很明显; 什么是头脑风暴,如果没有检查项目计划的所有方面?这也使SWOT成为记录和传达项目信息的有效工具。

最后,在向公司领导,股东或主要官员提交项目计划时,在演示文稿中输出SWOT矩阵会增加计划的可信度。SWOT分析是一种非常适应性强的技术,这就是它的应用如此广泛的原因。


SWOT的应用

在考虑SWOT分析的直接应用时,首先考虑大企业利益或企业项目可能会被原谅。然而,这远不是唯一可以利用SWOT的组织。SWOT分析也被非营利组织,政府部门甚至单个人使用。危机管理人员还广泛使用了SWOT,既规划了危机应对措施,又在紧急情况中调整了应对措施。

另一个经常使用SWOT分析的小组是任何组织社区活动的委员会。识别项目的积极和消极方面的相同过程可以轻松地用于发现社会中的优势和劣势。这使委员会能够更好地促进或抑制可能会或可能不会使社区受益的服务或变更的纳入。简而言之,SWOT分析可以应用于需要决策过程并具有确定的最终目标或最终状态的任何情况。然而,应该指出,SWOT只是规划过程的一部分; 它无法单独制定计划。

它需要其他技术,甚至是不同的团队来获取SWOT生成的因素列表并设计具体的建议。以下是SWOT分析的一些更具体的应用。

战略

任何设计整体战略,企业,科学,社会意识或个人的努力都可以从SWOT分析中受益。由于战略分析通常包括识别影响计划的内部和外部因素,因此SWOT实际上有一个保留的位置。包括众所周知的2x2矩阵可以更具体地了解这些因素,同时允许团队领导或演示者突出它们之间的相互作用。反过来,这可以帮助团队成员了解他们可能面临的资产,限制,机会和问题。

然后,突出显示这些因素可以为团队,公司,团体或个人采用的策略定下基调。例如,如果优势与机遇之间存在紧密联系 - 如果外部环境与积极的内部因素强烈对齐 - 那么策略可以毫不犹豫地承担更大的风险。换句话说,该策略应鼓励积极追求任何和所有增长,利润或利益的机会。

另一方面,如果负面的外部和内部因素是一致的 - 如果弱点和威胁紧密相关 - 那么团队必须假设即使是小机会也存在更高的风险。像这样的案例需要一种更加规避风险的策略。为了制定合理的战略,团队领导者必须始终意识到他们的内部和外部因素,SWOT将为此提供出色的帮助。

匹配和转换

SWOT在商业中的使用可以轻松超越战略层面; 当企业的竞争优势没有明确界定时,SWOT可以揭示其资产。这可以通过两个独立的过程完成 - 匹配和转换 - 自然地与SWOT分析集成。

匹配在理论上很简单:在确定优势和机会之后,只需要将每个优势与机会联系起来,让团队最好地利用它。例如,如果一家公司在网络安全领域拥有出色的知识基础,那么它应该与利用这一专业知识库的任何机会联系起来。也许客户需要一个团队来强化他或她的网站以防止入侵,或者也许团队的专业知识可以捆绑并作为培训课程货币化。

转换也相当简单:一旦团队了解其弱点和威胁,它就可以集体讨论可能被视为优势或机遇的情况。这在理论上很简单,但在实践中可能会有点困难,尽管这远非不可能。如果确定的威胁是企业现有产品线无法满足客户需求的事实,并且无法对其进行重新设计,那么机会就是研究需要该产品的市场。

理想情况下,团队领导者希望转换每个弱点和风险,但实际上,这并不总是可行的。在这些情况下,最好的做法是避免无法转换的弱点和风险。

企业计划

对于大型企业而言,战略规划只是整个规划过程的一部分。企业规划是一个广泛的过程,它定义了计划的每个部分以实现企业目标,并且该过程的许多部分可以利用SWOT分析。对于初学者来说,简单地定义总体目标很容易从SWOT矩阵的输出中产生。SWOT也是评估整个公司的理想选择:现状,现有产品和服务,以及这些产品的预期生命周期。

如果已经制定了任何策略,SWOT分析可以重新检查和修改它们,并确定任何关注的整体问题。SWOT分析可以为成功因素奠定关键因素,必须考虑这些因素才能实施战略并实现关键目标。为了实施该战略,团队可能需要制定整体运营,资源分配和个别项目的计划,所有这些都可以从SWOT中受益。

最后,SWOT分析可用于跟踪整个过程的结果。结果意识的SWOT矩阵的结果可以在现有计划,目标和策略旁边进行评估。通过这种方式,团队可以发现任何偏差并采取纠正措施。

营销

在营销领域,SWOT分析在制定营销计划方面同样有效。由于营销人员通过设计所有主要竞争对手的全面概况来运营,因此SWOT的价值很明显。营销人员不是专注于他们自己的产品或服务,而是通过SWOT矩阵评估他们的竞争对手,并将调查结果纳入他们的个人资料中。SWOT分析可帮助营销人员评估竞争对手的成本分析,收入来源,资源,专业知识水平,整体声誉以及与自身相关的产品线。

SWOT可以协助多层次的营销,包括定性焦点小组和定量研究,如随机试验或统计测量。测试市场等实验技术也可以从SWOT矩阵中受益。SWOT分析可以进一步为观测技术提供信息,从而有助于完善这些方法。

负责监督环境因素和竞争情报分析的营销团队负责人同样会发现SWOT矩阵很有用。SWOT分析的多功能性可以使其在评估竞争中与评估公司自己的项目团队一样有效。

社会组织

如前所述,SWOT分析可以很容易地适用于社区工作,或者用于试图影响社会变革的群体。由于市政当局可能会花费过多的时间来衡量任何变化的风险和收益,因此SWOT分析既可以帮助确定项目的成功,也可以为下一步提供指导。但是,在社区工作中,在使用SWOT之前必须考虑一些其他因素。首先,参与的团队必须对目标社区有透彻的了解。这可以通过访谈,论坛和倾听活动来实现 - 任何涉及与社区公众互动的事情。

接下来,应在社区会议或类似设置期间执行SWOT分析。这可能包括向社区解释SWOT程序并在需要时执行演示SWOT。无论如何,当小组一起审查优势,劣势,机会和威胁时,应该鼓励最大程度的参与。这允许社区集体审查所涉及的所有负面因素,并了解优势和机会如何解决这些因素。

同时,SWOT分析为整个社区提供了一个机会,可以针对任何现有问题集体讨论新的解决方案和行动方案。


优点

已经提到了SWOT分析的许多好处,但它们确实值得重复。首先,使用SWOT矩阵可以让团队确定项目的可行性。接下来,它允许团队成员设想实现目标所需的结果和行动。此外,SWOT分析有助于收集和解释有用信息以优化其工作。最后,SWOT对于确定哪些因素对实现组织的总体目标至关重要。


限制

尽管它有用,但SWOT分析并不完美; 使用它时需要考虑一些注意事项。SWOT分析可能被滥用,因为矩阵可以在没有任何详细或智能预见的情况下构建。这可能导致优势,劣势,机会和威胁的错误或倾斜表现; 事实上,它可能会在它们不存在时呈现出来。这可能会误导其使用的任何过程。SWOT也可能被误用,因为它可用于保护预先建立的策略或目标。

如果分析师将业务目标放在社区或客户的需求上,则根据具体情况,这可能会产生利益冲突。另外,SWOT矩阵仅创建有益和消极因素的列表; 它无法单独制定战略或目标。为了有效,必须采取这些信息并对其采取行动,并且有些情况下SWOT指数被完全忽略。简而言之,SWOT分析仅与其通知的决策一样好。

如前所述,本文仅作为SWOT分析及其应用的简要论述。鼓励有兴趣使用它的团队领导者进一步研究它。前面几个字的目的只是为团队领导者提供见解和指导。

无论工作领域或行业是什么,都必须能够规划工作项目。尽管数字技术和在线环境几乎已经改变了每个行业,但项目规划的技能,工具和技术仍然具有相关性。为了保持竞争力,企业必须能够规划项目的各个方面(或尽可能多),包括改进领域,潜在风险和增长领域,仅举几例。这需要团队领导者对项目要求,业务环境以及许多其他因素进行清晰,透彻的了解,以便制定最佳的计划。

这提出了以下问题:什么样的工具或策略被认为是项目规划中的“最佳实践”?这种战略涵盖哪些领域?它可以在任何情况下使用吗?它的好处和缺点是什么?团队领导如何利用它?

虽然团队领导者可以使用各种技术,但最好的技术之一被称为SWOT。在本文中,将解释该技术的应用,优点和潜在缺点。也就是说,本文并不是有关SWOT或其使用的信息的权威来源。鼓励团队领导和项目团队对他们认为合适的任何策略或工具进行彻底研究。

本文的目的是概述SWOT技术,以便项目团队和团队领导可以自己判断。这样,团队领导者可以确定SWOT方法是否适用于他们的项目。

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